关于征集实物档案的通知
各单位：
为进一步加强我校档案资源建设，更好的展示学校发展历程，根据《高等学校档案管理办法》的相关规定，决定在全校范围内征集建校以来分散和保存在各部门、个人手中的实物档案。具体通知如下：
一、征集时间：2014年11月1日—2014年12月31日
二、征集内容
1、各个时期上级领导、社会知名人士及重要外宾来校视察、参观、访问或讲演时的照片、留言簿、签到簿、题词等。
2、学校集体或个人获得国家、省部级的各类表彰、奖励的资料、实物。
3、学校师生员工参加国内外各类重要活动、赛事的资料、实物（如作品、奖杯、奖牌、锦旗、证书、照片、纪念品等）。
4、各个时期学校制发的各类印刷品、公务活动纪念品、校徽、个人身份证件（如工作证、学生证、借书证、毕业文凭、毕业分配派遣证等）、票证等。
5、学校各类大型活动中收到的重要贺信、贺电、礼品等。
6、各类媒体报道学校重要事件、活动、人物的特色资料。
7、学校历史上形成的其他有助于了解学校历史原貌和现实活动，能反映学校历史变迁的照片及相关实物。
三、征集办法
1、各单位及个人可直接向党政办档案科送交各类实物档案，档案科指定专人负责接收。
2、单位及个人在送交实物档案时，请附上实物档案的文字说明（包括实物名称、产生时间、奖品级别、奖品来源、获奖时间、送交单位、送交时间等）并填写交接清单，办理交接手续。清单一式两份，一份由送交单位或个人保存，另一份由档案科保存。
3、档案科将对征集到的实物档案进行分类、整理、编号，并妥善保管。对个人特别珍贵的实物或照片，如本人有保存意愿，可由档案科拍照或复制后归还本人。
陕西国际商贸学院党政办公室
2014年11月1日