2019年行政管理工作“高频句”，让痛点成为发力点，让难点成为着力点

小阮是来自集中连片特困地区的大一新生，因为申请当地“雨露计划”助学补贴，需要提交“学籍证明”和“雨露计划”的审批表，于是他拿着打印的自制学籍证明和空白的“雨露计划”的审批表，来到了行政楼……

痛点:

难点:

“在校学籍证明”有统一标准吗？学生用印有什么要求吗？

什么都不知道啊？

发力点：

着力点：

落实《关于规范学生开具在校学籍证明的通知》规定，坚持学籍证明编号制，简化出具程序，监管二级学院用好出具权利。

引导学生充分利用《学生手册》及学校融媒体平台，通过制定清晰的办事流程图例，方便学生查询使用。

改进结果：

小阮凭学生证直接在二级学院领取了带有唯一编号的“在校学籍证明”，完整填写“雨露计划”审批表并由辅导员审核签字后，在行政楼顺利“盖个章”。小阮的脸上露出了笑容。

小张老师是一名新进教师，在他的努力下促成学院和一家知名企业达成学生实习就业合作协定，于是他趁热打铁，拿着刚刚打印的“校企合作协议”，来到了行政楼……

痛点:

难点:

《陕西国际商贸学院合同管理办法》我怎么没有见过？

我该找谁审批？

发力点：

着力点：

坚持推广OA系统在全校范围内的应用，引导各单位收发文员高效、准确的将每一项制度、每一个通知都能准确发送给目标群。

引导全校教职工想使用、会使用OA系统。登陆OA，发起“合同登记”审批流程，坐在办公室，让信息跑起来，享受高效信息化带来的便利。

改进结果：

小张老师在OA系统中学习了《陕西国际商贸学院合同管理办法》，发起“合同登记”审批流程，利用查阅资料的10分钟，OA系统已经完成了流程的审批，拿着协议原件在行政楼顺利“盖个章”。并且，他还通过OA系统查阅了教育教学改革立项、职称评审等文件，同时利用“学校证件使用”审批流程，顺利拿到了学校“民办非企业登记证”。小张老师的脸上露出了笑容。

情景三：

小朱老师是一名刚调任的办公室干事，其所在单位需要向上级单位报送一份重要的说明材料，于是他夜以继日，拿着奋斗了一夜的成果，来到了行政楼……

痛点:

难点:

上行文，平行文，下行文？要不要这么复杂？

上行文要怎么办？

发力点：

着力点：

不断完善现代大学制度，坚持依法治校，贯彻落实《陕西国际商贸学院公文处理管理规定》，保证文件的合法性和权威性。

随着学校近年来的规范化进程，尤其在公文管理上，上行文一直坚持采用校发文形式，签发流程与校发文相同。

改进结果：

小朱老师在发文管理单位的指导下，规范了行文，通过“校发文”审批流程，领取了向上级单位报送的红头文件，在行政楼顺利“盖个章”。并且，他还通过OA系统利用“车辆管理”审批流程，顺利获得了当天中午的合并派车。小朱老师的脸上露出了笑容。

李老师是一名教学科干事，因为下周二要召开教育教学改革立项启动会，需要邀请校领导及各教学单位的相关人员参加，于是他来到了行政楼……

痛点:

难点:

会议申报？会议室借用？这么麻烦？

会议时间冲突了怎么办？

发力点：

着力点：

落实《陕西国际商贸学院会议管理制度》规定，简化会议室借用程序，提供便利的会议资源。

坚持周一微信例会制度，坚持会议统一申报、统一安排。避免重复性会议及低效会议。

改进结果：

李老师将会议需求告知本单位办公室负责人赵老师后，赵老师在周一学校办公室微信例会上用标准模板申报了会议，当天下午周会议安排就发布了。李老师按照周会议安排，会前30分钟简单的准备了会务，召开了会议。“借用会议室”其实就是这么简单，李老师的脸上露出了笑容。

王老师是学校办公室行政主管，每天都要面向全校发布N条通知公告、会议提醒、工作发布等消息；宋老师是二级学院办公室主任，每天都要在不同的微信工作群、QQ工作群接受不同的工作任务。

痛点:

难点:

根据工作任务重要性，发布的渠道应该是什么？

繁杂的工作任务，遗漏怎么办？

发力点：

着力点：

落实《陕西国际商贸学院督办管理办法》规定，利用OA系统，发起文件或者协同，同时合理利用社交软件完成简短任务的发布。

随着学校改革的步伐加快，主要工作均配备了兼职的专员，如：收发文员、财务专员、资产管理员等。不同的工作利用不同的渠道进行发布，避免多种工作一同发布，单项工作重复发布。

改进结果：

王老师利用OA系统发起协同或公告，浏览记录一目了然，谁还没接收，点对点高效通知；宋老师明显感觉到需要转达的业务少了，同时更多的工作在OA系统里留下了记录，破解了“总感觉忙了一天，但是说不上来忙啥”的难题。他们的脸上不约而同的露出了笑容。